Nhân viên hành chính văn phòng là người bao quát hầu hết mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh sản xuất, đời sống nhân viên và tổ chức của doanh nghiệp. Đây là vị trí quan trọng, đòi hỏi ứng viên phải có kiến thức nghiệp vụ vững vàng và bồi dưỡng thêm nhiều kỹ năng.
Hãy cùng tham khảo các kỹ năng cần thiết đối với công việc hành chính văn phòng để có sự chuẩn bị tốt nhất khi tìm việc làm uy tín tại TPHCM cũng như nhiều thành phố lớn khác nhé.
Công việc hành chính văn phòng là gì?
Nhiều người mô tả công việc hành chính văn phòng là một vị trí thường xuyên phải tiếp xúc và xử lý hàng đống giấy tờ thủ tục khô khan và nhàm chán. Tuy nhiên, hành chính văn phòng thực tế bao gồm nhiều nhiệm vụ hơn thế, các công việc cần làm rất đa dạng. Họ đóng vai trò chủ chốt trong việc hỗ trợ các phòng ban, đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động và đảm bảo môi trường làm việc tốt nhất cho các nhân viên trong doanh nghiệp. Vai trò của họ trong việc duy trì sự ổn định của doanh nghiệp là rất lớn.
Vậy hành chính văn phòng làm gì? Những nhiệm vụ chủ chốt thường là:
-Quản lý giấy tờ, các tài liệu văn bản hợp đồng, công văn được chuyển đến và chuyển đi;
-Theo dõi lịch làm việc, lập bảng chấm công và tính lương thưởng hàng tháng cho nhân viên của doanh nghiệp;
-Công tác lễ tân, văn phòng như đón tiếp khách hay chuẩn bị hậu cần (tài liệu, đồ uống) cho hội nghị, sự kiện;
-Quản lý tài sản thiết bị văn phòng, phân bổ văn phòng phẩm;
-Cập nhật thông tin và quản lý hồ sơ nhân sự, báo cáo tình hình nhân sự cho lãnh đạo;
-Lên kế hoạch, triển khai, báo cáo hoạt động hành chính định kỳ mỗi tháng
Các kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính văn phòng
Kiến thức chuyên môn về thủ tục hành chính văn phòng
Nhân viên hành chính cần nắm vững kiến thức chuyên môn về các thủ tục hành chính, các loại công văn, hợp đồng sử dụng trong doanh nghiệp. Nếu bạn theo chuyên ngành chính văn thư thì các kiến thức này sẽ được đào tạo trên giảng đường. Còn nếu bạn là một ứng viên “tay ngang”, luôn có các khóa đào tạo ngắn hạn giúp bạn nắm vững những kiến thức cần thiết.
(Ảnh: Sưu tầm Internet)
Kỹ năng về tin học văn phòng
Công việc hành chính văn phòng liên quan đến rất nhiều giấy tờ và các hợp đồng, văn bản. Do vậy, tin học văn phòng dường như là kỹ năng bắt buộc phải có khi ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính văn phòng. Ứng viên cần phải sử dụng thành thạo các phần mềm tin học Word, Excel, Power Point… Thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng hỗ trợ việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo, quản lý hồ sơ, tính lương thưởng… trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo
Đa số các ngành nghề đều cần đến kỹ năng giao tiếp đạt được đến một mức độ nào đó. Đối với nghề hành chính văn phòng, giao tiếp linh hoạt và khéo léo là vô cùng cần thiết. Đó là bởi vì nhân viên hành chính thường là người đầu tiên tiếp xúc với đối tác, khách hàng, ứng viên, nhân viên mới và là người thường xuyên phải kết nối với các bộ phận, nhân viên trong công ty. Khi có kỹ năng giao tiếp, nhân viên hành chính sẽ biết cách để luôn tạo ra những cuộc giao tiếp thuận lợi, tạo ra sự ôn hòa và vui vẻ giữa mọi người. Từ đó giúp môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả hơn.
Giao tiếp ở đây không chỉ thông qua gặp trực tiếp mà có thể là giao tiếp qua điện thoại, tin nhắn hay email.
Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc
Chức năng và nhiệm vụ của nhân viên hành chính văn phòng rất đa dạng, do đó khối lượng công việc cũng rất lớn. Việc biết quản lý thời gian và sắp xếp công việc giúp họ tối ưu được thời gian và giải quyết công việc trơn tru, tránh rơi vào tình trạng rối khiến nhiều công việc chồng chéo.
Khả năng làm việc tốt với tập thể
Công việc hành chính văn phòng đòi hỏi làm việc với rất nhiều ban, bộ phận và nhân viên. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm là không thể thiếu đối với nhân viên hành chính.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Do tính chất công việc phải phối hợp với rất nhiều phòng ban, nhân sự nên nhân viên văn phòng cần luôn đặt mình vào tâm thế sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề xảy ra thật khôn khéo. Các sự cố, vấn đề luôn có nguy cơ nổ ra như mâu thuẫn nội bộ, tranh chấp hay khiếu nại của nhân viên đối với chế độ làm việc… Những lúc như thế, người có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ biết cách biến mình thành “quan tòa”, khéo léo xử lý vấn đề và đưa ra được những quyết định vừa quyết liệt vừa công bằng làm hài lòng mọi bên.
Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng cần có của người làm công việc hành chính văn phòng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn trả lời được thắc mắc công việc hành chính văn phòng nên có các kỹ năng nào. Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp và thăng tiến trong công việc này, đừng quên rèn luyện những kỹ năng cần thiết ngay từ hôm nay nhé!
Hà Phương
